Tặng Quà cho Trẻ em trong Quận của bạn

Bước 1: Kiểm tra tính khả dụng 

Nếu bạn quan tâm đến việc bắt đầu một chương trình liên kết cho trẻ em trong cộng đồng của mình, trước tiên hãy kiểm tra xem Thư viện tưởng tượng đã được cung cấp trong cộng đồng của bạn chưa.  

• Bạn cần xem xét điều gì để bắt đầu?

  • Hợp tác với Tổ chức phi lợi nhuận (501c3):

    • Chúng tôi gửi sách IL qua đường bưu điện với mức giá gửi thư đặc biệt dành cho tổ chức phi lợi nhuận và phải có đối tác phi lợi nhuận tham gia để đủ điều kiện nhận các mức phí này.

  • Đăng ký & Kế hoạch Ghi danh:

    • Làm thế nào tổ chức của bạn sẽ tăng lượng tuyển sinh? Nhân viên của Thư viện Tưởng tượng Colorado có thể giúp bạn phát triển chương trình của mình một cách bền vững.

  • Kinh phí: 

    • Bạn sẽ cần xác định hỗ trợ tài chính để trang trải bền vững chi phí bán buôn sách và gửi thư. Bạn sẽ cần xác định khu vực kinh doanh của mình và dân số 0-5 đủ điều kiện.  

• Bạn cần bao nhiêu tài trợ cho chương trình Thư viện Trí tưởng tượng?

  • Quyết định khu vực địa lý mà bạn nghĩ rằng bạn muốn bao phủ - chẳng hạn như quận, thành phố, khu học chánh hoặc (các) mã zip. Mục tiêu của Thư viện tưởng tượng Colorado và Bang Colorado là có một chi nhánh tại mỗi trong số 64 quận của Colorado để tất cả trẻ em ở Colorado đều có quyền đăng ký vào DPIL

  • Tìm dân số 0-5 từ trang web điều tra dân số. Hãy thử FactFinder

  • Nhập dân số 0-5 vào Công cụ Ước tính Chi phí trên trang web DPIL. (DPIL sử dụng dữ liệu Điều tra dân số mới nhất)

  • Bang Colorado đã thông qua luật trợ cấp 50% chi phí hóa đơn sách hàng tháng.  

• Những người ủng hộ tài chính phổ biến / đối tác phi lợi nhuận:

  • Câu lạc bộ dịch vụ (Rotary, Kiwanis, Junior League, v.v.)

  • Những người bạn của Thư viện

  • Cơ sở địa phương

  • Doanh nghiệp địa phương

  • Phòng thương mại

  • Các nhà tài trợ cá nhân

  • Trương tỉnh

  • Tổ chức cộng đồng

  • Đại lý tài chính

  • Bắt đầu 501c3 của riêng bạn

Bước 2: Đặt các mảnh vào vị trí

• Liên hệ với nhân viên Thư viện tưởng tượng của Colorado tại Sara@ImaginationLibraryColorado.org để thảo luận về các lựa chọn của bạn

  • Nói chuyện qua khu vực kinh doanh và chi phí 

  • Làm việc với ILCO và kết nối với Pam Hunsaker, Giám đốc khu vực DPIL để hoàn thành Biên bản thỏa thuận về Đơn vị liên kết DPIL

  • Nhận Bản ghi nhớ thỏa thuận mẫu của ILCO và Tờ thông tin về Đơn vị liên kết mới - hai tài liệu mà chúng tôi sẽ đưa ra để phác thảo mối quan hệ của chúng tôi và nắm bắt thông tin chính

LƯU Ý: tất cả các chi nhánh của Colorado phải hoàn thành Biên bản thỏa thuận trong Thư viện tưởng tượng (DPIL) của Colorado và Dolly Parton

Bước 3: Xây dựng nhóm của bạn

Các vai trò chính cần xem xét:

• Chủ tọa - người điều phối nỗ lực

• Gây quỹ - để xác định và thu thập các quỹ địa phương một cách bền vững

• Ghi danh - lập kế hoạch về địa điểm và cách thức ghi danh cho trẻ em, giám sát việc phân phối tài liệu đăng ký (nếu sử dụng) và các chiến dịch tiếp thị

• Cơ sở dữ liệu - nhập các đăng ký mới, chấp nhận đăng ký trực tuyến đang chờ xử lý, cập nhật địa chỉ, sử dụng các báo cáo trong Hệ thống đặt hàng (BOS)

• Tiếp cận cộng đồng - cộng tác với các tổ chức và liên minh địa phương khác. Cũng có thể thu thập những cuốn sách không gửi được từ bưu điện địa phương của bạn

• Gắn kết gia đình - lập kế hoạch nỗ lực khuyến khích cha mẹ thu hút con cái của họ tốt hơn thông qua sách DPIL và đọc thường xuyên hơn

* MẸO - Cũng nên cân nhắc việc thu hút các đối tác khác trong cộng đồng để xây dựng các liên minh và chiến lược tác động tập thể. Yêu cầu Giám đốc khu vực của bạn giúp đỡ về các ý tưởng và tài liệu thông tin.

Bước 4: Gây quỹ

• Ngân sách

  • Thu hút nhóm hỗ trợ của bạn để có địa chỉ liên hệ

  • Cân nhắc thành lập một hội đồng cố vấn để hỗ trợ

  • Xác định các đối tác tài trợ tiềm năng và bắt đầu gặp gỡ họ

* LƯU Ý– Tại thời điểm này, bạn nên vạch ra một kế hoạch tốt: ý tưởng về số tiền bạn sẽ cần, thông tin chi tiết / sự kiện của cộng đồng và các đối tác sẵn sàng giúp đỡ - tất cả điều này sẽ giúp làm cho yêu cầu của bạn rõ ràng và trực tiếp hơn.

Bước 5: Hoàn thành và gửi các tài liệu liên kết bắt buộc

• Gửi lại Bản ghi nhớ thỏa thuận (MOA) đã hoàn thành và Tờ thông tin về Đơn vị liên kết mới cho Giám đốc Quan hệ Đơn vị Liên kết của Colorado và MOA cho DPIL. Giám đốc khu vực liên kết

• Gửi USPS biểu mẫu 3623 hoặc 3624 (nếu tổ chức phi lợi nhuận chưa làm như vậy) cho bưu điện địa phương và gửi lại mã ủy quyền phi lợi nhuận cho Giám đốc khu vực của bạn

• Bạn sẽ nhận được quyền truy cập vào Hệ thống đặt hàng sách để tìm hiểu quy trình đăng ký và gửi thư

Bước 6: Chuẩn bị cuối cùng và khởi chạy!

ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG ĐẶT HÀNG

Nhận thông tin đăng nhập Hệ thống Đặt hàng Sách và hướng dẫn sử dụng. Làm việc với Giám đốc Quan hệ Liên kết của Colorado để trả lời bất kỳ câu hỏi nào và cung cấp hỗ trợ cho tổ chức của bạn. Cơ sở dữ liệu không khó quản lý, nhưng cần một chút thời gian để tìm hiểu.

HỒ SƠ THƯ VIỆN HÌNH ẢNH

Bạn cần cập nhật hồ sơ của mình trên cổng BOS để các nhãn trả sách được chính xác, phụ huynh có thể liên hệ với bạn để chỉnh sửa hoặc bổ sung đăng ký. Bạn có thể bao gồm tên của nhà tài trợ của bạn trên nhãn hàng tháng nếu bạn muốn. (khuyến khích)

ĐĂNG KÝ TRẺ EM

Bây giờ bạn có thể nhập đăng ký vào BOS. Gửi email cho chúng tôi để chuyển sang trạng thái Hoạt động khi bạn sẵn sàng bắt đầu chấp nhận đăng ký trực tuyến và bắt đầu gửi sách qua thư!

TRANG MẠNG

Thông tin liên kết của bạn sẽ có thể được truy cập thông qua trang web quốc gia của Thư viện Tưởng tượng. Bạn không bắt buộc phải tạo, trả tiền, lưu trữ trang web của riêng mình. Vui lòng liên hệ ILCO để biết thêm thông tin.  

GIAO TIẾP VỚI PHỤ HUYNH:

Thiết lập tài khoản thư tinh tinh để tổ chức của bạn có thể liên lạc với cha mẹ. Mặc dù bạn bị hạn chế yêu cầu cha mẹ đóng góp, nhưng bạn có thể truyền đạt thông tin về chương trình, các sự kiện cộng đồng và tài nguyên hoặc chia sẻ các cột mốc quan trọng.  

RA MẮT

Hãy suy nghĩ về việc lập kế hoạch cho một sự kiện ra mắt để xây dựng nhận thức và sự hứng thú. Cân nhắc làm việc với ILCO để lập kế hoạch tiếp cận và nâng cao nhận thức.  

NGUỒN LỰC TỪ DPIL & CO

Sử dụng các nguồn có sẵn:

• Tài liệu quảng cáo có sẵn qua DPIL & ILCO

• Tư vấn bằng văn bản, Giám đốc Điều hành & Tài trợ 

• Giám đốc quan hệ liên kết của Colorado 

• Mạng liên kết Thư viện tưởng tượng